四川文化艺术学院学生档案管理制度
更新时间:2021/4/13 15:49:15

四川文化艺术学院学生档案管理制度

第一章  

第一条 为贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》《高等学校档案管理办法》相关规定,做好普通高校学生档案管理工作,促使我校学生档案管理工作的制度化、科学化,提高学生档案管理的效率,有效地建立、保护和利用学生档案,结合学校实际情况,特修订本办法。

第二条 学生档案是集学生个人信息、在校学习经历、思想品德素质、专业技能水平、身体健康状况等的学生个人重要材料,是学校考察、培养和教育学生过程中形成的首要资料,是国家、社会选拔录用人才的重要依据。

第三条 学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则,实行学生工作部统筹负责、各学院分级管理制度。将学生档案管理工作纳入重要日程,定期研究检查学生档案工作,为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。

                  第二章  新生建档

第四条 根据《四川文化艺术学院学生工作校院二级管理办法(修订)》要求,由各二级学院指派一名老师担任本学院学生档案管理员,负责学院学生档案的管理工作。新生入学时,根据学校新生入学安排,辅导员应按照要求收集新生档案,并提醒邮寄档案的学生及时到学生工作部查取自己的档案并交回辅导员处。

第五条 辅导员收集完成新生档案后,应及时查看是否有缺失或者遗漏,填写《新生档案情况统计表》(附页1),将电子档发送至各学院学生档案管理负责老师处存档。

第六条 辅导员按照学生年级、专业、班级、学号整理好全部新生档案后,附上相应的纸质版《新生档案情况统计表》,存放各学院指定封闭办公场所,并在各学院档案负责老师处签字确认。

第三章  常规管理

第七条 各学院学生档案管理负责老师及辅导员,应做好学生档案的安全、保密及保管工作,严防档案毁损、失散和泄密。

第八条 辅导员进入学生档案管理室,须到各学院学生档案管理负责老师处登记、签字。学生如需查看个人档案,须由辅导员或各学院学生档案管理负责老师进入学生档案管理室查找。严禁任何人未经允许、登记进入学生档案室。

(一)辅导员需定期到学生档案管理室对学生档案进行整理,及时将学生获取的各类入档材料放入学生个人档案袋中;

(二)学生转专业、休学、转学、退学、复学、毕业(结业、肄业)、出国或死亡等任何学籍变动发生后,辅导员应立即将学生档案交与各学院学生档案管理负责老师处,填写《档案转交登记表》,办理完成档案转交手续;

(三)归档材料应当是原件。特殊情况存入复印件的,应当在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

第九条 在校生不得擅自提取和借用本人及他人档案;有特殊用途,需出示相关部门的调档函或相关证明。

学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋,经严格密封后通过专门机构寄送、转递,必要时可派专人送取。原则上学生档案不得交由本人自带,如有特殊原因可自带的,应出示用人单位调档函或相关证明。

第四章  毕业生档案派遣与管理

第十条 毕业生辅导员应在学生毕业当年3月起,对所有毕业生档案进行整理,及时查漏补缺,填写《毕业生档案情况统计表》(附页2),并将电子档发送至各学院学生档案管理负责老师处存档,保障学生档案的真实性和有效性。

第十一条 毕业生辅导员应主动向毕业生宣讲学生档案的重要性,提醒学生准确填写档案派遣地址,并根据“报到证”上所述内容,在规定时间内到相应档案管理机构查询档案派遣情况。

第十二条 为使学生档案适应人事工作的需要,在校期间学生档案应不断充实内容。毕业时学生档案中应有以下材料:

(一)入学材料:一般应包括学生考生档案(高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表等)、党团档案(入团、入党申请书及志愿书、团员证等)、大学学生登记表等;

(二)学习材料:本科学习阶段主修、选修和辅修的各科类课程学习成绩单等;

(三)学籍材料:本科学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格和复学等变更材料;

(四)鉴定材料:本科学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表和思想品德鉴定表等;

(五)实习材料:本科学习阶段实习鉴定表和实习报告等;

(六)毕业材料:高校毕业生登记表、派遣证和毕业证存根等;

(七)学位材料:本科学习阶段学位证存根等;

(八)奖励材料:本科学习阶段获得的各级表彰奖励,包括各类奖学金登记表及其他荣誉表彰证明;

(九)处分材料:在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分决定文件或处理;

(十)组织材料:入党(入团)申请书、志愿书、自传及入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书、党团组织形成的其他有关材料;参加民主党派的申请书、登记表等;

(十一)体检材料:入学体检表、毕业生体检表等;

(十二)出国材料:因公(私)出国(境)审查表、备案表等;

(十三)其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第十三条 毕业生辅导员在封装学生档案前,应根据学生实际情况对学生档案进行分类:

(一)档案齐全并取得毕业资格学生的档案;

(二)未取得毕业资格学生的档案;

(三)档案内容不全的学生档案;

(四)特殊情况不能派遣的学生档案。

除(一)类学生档案(档案齐全并取得毕业资格学生的档案)可以进行派遣并由学生工作部统一邮寄外,其余类型学生档案须一并交至各学院学生档案管理负责老师处保管,同时填写《档案转交登记表》,办理完成档案转交手续。

第十四条 学生工作部将各学院学生档案管理工作纳入本学院学生工作量化考核指标中。本办法自发布之日开始施行。

 

 


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